Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want de Belastingdienst moet uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
Let op!
Bij de volgende diensten geldt een bewaartermijn van 10 jaar:
•elektronische diensten
•telecommunicatiediensten
•radio- en televisieomroepdiensten
Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand
U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen.
Volgens de wettelijke bepalingen moeten boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaard worden zoals ze ontvangen zijn, dus in de originele staat.
Deze regel schrijft voor dat een factuur die via de mail wordt ontvangen, niet mag worden uitgeprint en fysiek in een ordner mag worden gestopt. De factuur is immers oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen. Die facturen mogen dus volgens de regels van de fiscale bewaarplicht uitsluitend digitaal worden opgeslagen. De tijd dat alles veilig in een ordner opgeborgen mag worden, is daarmee voorgoed voorbij.
Een digitale factuur dient dus digitaal te worden bewaard. Alleen de factuur zelf opslaan is nog niet voldoende. De Belastingdienst wil dat u aantoont dat na ontvangst, de factuur niet eigenhandig is aangepast. Dit doet u door niet alleen de factuur zelf, maar bijvoorbeeld ook de mail op te slaan waarin de factuur als bijlage zat. Zo kan de inspecteur zien dat de factuur die u als PDF- of Word-bestand hebt opgeslagen dezelfde is als die oorspronkelijk via de mail is ontvangen.
U kunt e.e.a. nalezen in de brochure.
Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.